Jesteś przedsiębiorcą, który zmaga się z przytłaczającą stertą dokumentów na biurku oraz z niekończącym się procesem podpisywania papierów przynoszonych przez księgową, kadrową czy kierownika? A może marzysz o wprowadzeniu narzędzia, które uprości codzienną pracę zespołu i pozwoli Ci zabłysnąć jako nowoczesny lider? W takim razie z pewnością potrzebujesz systemu workflow.
Elektroniczny obieg dokumentów – co to jest i jak działa?
Firmy coraz częściej szukają rozwiązań, które pozwolą im na optymalizację procesów wewnętrznych. Chodzi o m.in. narzędzia, które usprawnią pracę pracowników, zredukują liczbę potrzebnych artykułów biurowych i czasu potrzebnego na wykonanie licznych procesów administracyjnych. Jednym z nich jest elektroniczny obieg dokumentów, z ang. workflow. To system pozwalający na cyfryzację na wszystkich etapach zarządzania dokumentami w firmie – od tworzenia, poprzez pracę z nimi, aż po ich archiwizację.
Tradycyjne, papierowe dokumenty zastępuje ich wersja cyfrowa, co nie tylko usprawnia pracę, ale również znacząco redukuje koszty operacyjne. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia możliwość śledzenia, przetwarzania i zarządzania dokumentami bez potrzeby fizycznego kontaktu z papierem, co zwiększa efektywność pracy zespołów oraz umożliwia ich działanie na odległość.
Jak działa elektroniczny obieg dokumentów?
Podstawą elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) jest oprogramowanie je wspierające. Proces rozpoczyna się od zainicjowania obiegu, którym może być dodanie nowego dokumentu elektronicznego, np. skanu dokumentu papierowego lub wypełnienie formularza. Następnie system workflow umożliwia przepływ polegający na udostępnianiu tego dokumentu lub sprawy odpowiednim osobom wewnątrz organizacji. Każdy z użytkowników ma dostęp do dokumentu lub sprawy i zestaw zadań z nim związanych, np. opis, weryfikację, akceptację, etc. a po ich wykonaniu przesłanie dalej lub zarchiwizowanie.
Systemy do elektronicznego obiegu dokumentów pozwalają na pełne śledzenie procesu przepływu dokumentu. Oznacza to, że w każdej chwili możemy sprawdzić, kto w danym momencie zajmuje się danym dokumentem lub sprawą i jakie działania zostały podjęte. Dodatkowo, możliwe jest łatwe śledzenie historii operacji.
Gdzie przyda się workflow?
Elektroniczny obieg dokumentów znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach biznesu i administracji publicznej. Oto kilka przykładów:
- Faktury – cyfrowe zarządzanie fakturami usprawnia proces ich akceptacji i księgowania, redukując błędy, wspomagając kontrolę i przyspieszając płatności.
- Zamówienia – elektroniczny system umożliwia szybkie generowanie, przesyłanie i zatwierdzanie zamówień wewnętrznych i zewnętrznych.
- Umowy – dokumenty prawne, takie jak umowy, mogą być elektronicznie przesyłane do podpisu i archiwizowane, co znacząco skraca czas negocjacji i finalizacji.
- Wnioski urlopowe – pracownicy mogą składać wnioski o urlop za pośrednictwem platformy, co automatycznie trafia do akceptacji i działu HR.
Dla kogo jest przeznaczony elektroniczny obieg dokumentów?
Workflow jest rozwiązaniem praktycznie dla każdej organizacji, która chce poprawić swoją efektywność i obniżyć koszty operacyjne. Szczególnie przydatny jest dla firm z dużą ilością dokumentów, takich jak:
- Korporacje, gdzie każdego dnia generowane są setki lub tysiące dokumentów, od faktur po raporty finansowe.
- Małe i średnie przedsiębiorstwa, którym zależy na optymalizacji procesów i unifikacji zarządzania dokumentacją.
- Instytucje publiczne, dla których szybki i przejrzysty obieg dokumentów ma kluczowe znaczenie w codziennej działalności.
- Organizacje wykorzystujące pracę zdalną lub hybrydową.
Dzięki elastycznym rozwiązaniom technologicznym systemy te mogą być dostosowywane do indywidualnych potrzeb, co sprawia, że każda firma – bez względu na wielkość – może znaleźć odpowiednie rozwiązanie dla siebie.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Korzyści z wdrożenia systemu workflow są liczne. Oto najważniejsze z nich:
- Oszczędność czasu i kosztów
- Zwiększenie efektywności pracy
- Bezpieczeństwo dokumentów
- Ekologia – ograniczenie lub całkowita rezygnacja z papieru
- Łatwość archiwizacji
Darmowa aplikacja Dew-X do elektronicznego obiegu dokumentów
Jeśli szukasz sprawdzonego narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów, warto zwrócić uwagę na aplikację workflow Dew-X. Jest to darmowe rozwiązanie, które umożliwia zarządzanie dokumentami w prosty i intuicyjny sposób. Aplikacja oferuje szerokie możliwości dostosowywania do indywidualnych potrzeb firmy, a także pozwala na łatwe wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (Dew-X jest platforma low-code / no-code) bez konieczności inwestowania w drogie systemy.
W większości przypadków to co oferuje bezpłatna wersja Dew-X jest w zupełności wystarczające nawet dla sporych organizacji. Jeżeli jednak Twoje wymagania są większe, skorzystaj z wersji PRO business, która nie ustępuje najlepszym narzędziom tego typu na świecie.
Dew-X Workflow usprawnia codzienną pracę, umożliwiając zautomatyzowanie procesów związanych z dokumentami, co pozwala na szybkie zwiększenie efektywności operacyjnej przedsiębiorstwa. Warto przetestować to narzędzie i przekonać się, jak elektroniczny obieg dokumentów może zmienić funkcjonowanie Twojej firmy.
E-mail: hello@dew-x.com